Gestión documental: Conjunto de procesos a los que es sujeto un documento a lo largo de su ciclo de vida: creación, envío/recepción, integración de expedientes, transferencia, clasificación, ordenación, descripción, valoración, disposición final, conservación, acceso, consulta y difusión.
Ciclo vital del documento: Principio archivístico que plantea la teoría de las tres edades de los documentos que da origen a los diferentes tipos de archivos. Se divide en fases por las que pasan los documentos, desde que se producen o recaban hasta que se determina su destino final:
• Fase activa: cuando son recibidos o producidos en el ejercicio de las atribuciones y el desempeño de las funciones que realiza la institución. Estos documentos se encuentran en el Archivo de Trámite, es decir, en el área que los produce.
• Fase semiactiva: es el periodo de vida de los documentos cuando el asunto o trámite está concluido y se cierra el expediente porque dejan de ser útiles para el trabajo y las funciones cotidianas del área; sin embargo, deben mantenerse disponibles para su consulta con fines informativos, aclaratorios, de evaluación o de auditoría. Por este motivo, se realiza la transferencia primaria, para pasar la documentación del Archivo de Trámite al Archivo de Concentración de la institución.
• Fase inactiva: es el periodo final de vida de los documentos que cuentan con valores secundarios (informativo, evidencial y testimonial) y relevancia social, científica o tecnológica. Estos documentos se consideran patrimonio documental y, por medio de una transferencia secundaria, pasan del Archivo de Concentración al Archivo Histórico para su resguardo permanente y para su consulta pública directa.
Valores secundarios: Son las características de la información que se asienta en un documento y que proveen evidencia, testimonio o información sobre un hecho trascendental o actuación de la autoridad. Esto les confiere un valor histórico, por lo cual deben ser conservados de manera permanente en un archivo histórico:
• Valor informativo: valor secundario que presentan los documentos cuando sirven de instrumento de información para el usuario, la entidad productora y como fuente para la investigación política, económica, social, demográfica.
• Valor evidencial: valor secundario que poseen los expedientes por constituir una prueba irrefutable de los derechos y obligaciones imprescriptibles de las personas físicas o morales que hayan tenido relación con el Sujeto Obligado.
• Valor testimonial: valor secundario que presentan los documentos cuando contienen testimonios o declaraciones que sirven para probar un dicho o hecho o las competencias de una persona o empresa. También refiere a la utilidad permanente de los expedientes que reflejan los orígenes y el desarrollo del Sujeto Obligado, sus facultades, funciones, estructura organizacional, normas y procedimientos, así como su evolución y cambios más trascendentales.
Transferencia secundaria: Traslado controlado y sistemático de expedientes del Archivo de Concentración al Archivo Histórico, ya que, luego de haber sido valorados, se ha decidido que su destino final sea la conservación permanente.
Archivo Histórico: Es el lugar en donde se resguardan para su conservación permanente aquellos documentos y expedientes que por su valor testimonial, evidencial e informativo constituyen el patrimonio documental de una institución, localidad o de la Nación.
Documento histórico: Aquel cuyo contenido aporta evidencias, testimonios o información relevante para conocer a las instituciones y a la sociedad, así como sus dinámicas, intereses y modos de hacer la vida, y que son fundamentales para el conocimiento de la historia nacional, regional o local, por lo que deben conservarse de manera permanente. Los documentos históricos contribuyen a la conformación de la memoria colectiva e identidad de los pueblos.
Soporte documental: Material en el que se registra la información, ya sea papel, pergamino, papiro, cintas y discos magnéticos, películas, fotografías, tarjetas electrónicas, etcétera.
Patrimonio documental: Lo conforman los documentos que, por su naturaleza, no son sustituibles y dan cuenta de la evolución del Estado Mexicano, de las personas e instituciones que han contribuido en su desarrollo y de la misma sociedad, además, de transmitir y heredar información significativa de la vida intelectual, social, política, económica, cultural y artística de una comunidad.
El Patrimonio Documental de la Nación también se conforma por todos los documentos actuales en los que se asienta la información que generan las instituciones públicas y que consignan las decisiones, los actos de autoridad, las acciones y los fundamentos de las autoridades públicas. Así pues, estos documentos son una fuente de conocimiento que permiten comprender el funcionamiento de las instituciones y generar un parámetro de evaluación de la gestión pública.
Conservación: Acciones directas e indirectas que tienen por objetivo garantizar la transmisión del documento en el mismo aspecto —forma y contenido— en que este ha llegado a nosotros para evitar la alteración de sus materiales y su función. Se trata de medidas para disminuir y retardar el deterioro en los acervos documentales.
Son las acciones realizadas con el fin de mantener los documentos en óptimas condiciones el mayor tiempo posible para asegurar la integridad, permanencia, transmisión y acceso a la información que contienen y así evitar la alteración de sus materiales y su función. Estas acciones incluyen el resguardo de la documentación en condiciones ambientales adecuadas y el uso de materiales correctos para su depósito y manejo.
Restauración: Intervención directa sobre documentos que se encuentran dañados a fin de contener el deterioro, evitar su pérdida y recuperar su integridad física y funcional. Acciones de conservación directas en los documentos orientadas a la recuperación de valores históricos, estéticos, tecnológicos y funcionales presentes en los documentos. Tienen la finalidad de procurar la reintegración del documento al contexto cultural vigente y su transmisión al futuro en toda su potencialidad.
La restauración se basa en el análisis e interpretación exhaustivos de los estudios tecnológicos, biológicos y fisicoquímicos, los cuales están enfocados a identificar plenamente la composición de los materiales que conforman a los documentos, así como de sus técnicas de factura y su dinámica de deterioro. Estas acciones permiten desarrollar propuestas de acuerdo a las necesidades particulares de cada documento y así realizar intervenciones de manera específica.
Repositorio: Espacio físico o virtual en el que se organiza y preserva información en diversos soportes documentales.
Clasificación archivística: Organización sistemática de documentos de archivo en grupos o categorías jerárquicas de acuerdo con el Cuadro General de Clasificación Archivística o cuadros específicos de clasificación para colecciones documentales.
Descripción: Proceso destinado a identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo con el fin de brindar una representación de su información y hacerlos accesibles elaborar instrumentos de consulta, tales como la guía de archivo documental, el inventario y los índices. La descripción de documentos se rige por la Norma Internacional General de Descripción Archivística (ISAD-G).
Reprografía: Conjunto de técnicas, tanto análogas como digitales, que permiten copiar o duplicar documentos independientemente del soporte en que se consignen. Algunas técnicas reprográficas pueden ser la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización.