El Acuerdo de Rectoría No. 22 de 2004 señala que el Archivo Histórico coordinará a una comisión técnica especial -nombrada por el Comité de Información y la Unidad de Enlace- con las siguientes funciones:
I. Dictar sobre el valor histórico de los documentos;
II. Registrar, de acuerdo con los informes y solicitudes que le presenten los titulares de las dependencias, toda aquella documentación que por su importancia para la institución sea considerada con valor histórico;
III. Establecer e impulsar las actividades que conduzcan a la protección, uso y conservación del patrimonio histórico-documental de esta Universidad, disperso en los archivos de sus dependencias;
IV. Autorizar la desincorporación o destrucción de aquel documento que a su juicio no tenga valor histórico;
V. Elaborar los lineamientos generales conforme a los cuales se hagan cumplir los objetivos del presente Acuerdo, mismos que serán turnados para su aprobación al Comité de Información y Unidad de Enlace;
VI. Establecer los lineamientos para la determinación de criterios y técnicas archivísticas concernientes a la conservación, tratamiento, incremento y difusión del patrimonio histórico documental de la Universidad, así como supervisar su cumplimiento;
VII. Coordinar la labor archivística de las dependencias universitarias, en cuanto a la documentación histórica se refiere;
VIII. Asesorar al personal que labora en los archivos acerca de la valoración de los documentos de carácter histórico.
IX. Cuidar el cumplimiento del presente Acuerdo.
Mediante el Acuerdo de Rectoría No. 25 de 2023, en el que se actualiza el Sistema Universitario de Archivos, se estipula que el Archivo Histórico de la Universidad de Colima llevará a cabo las siguientes acciones de gestión documental y administración de archivos:
“Será responsable de recibir las transferencias secundarias, administrar, organizar, conservar, describir y difundir la memoria de la Universidad de Colima” (art. 8º).
“En el ámbito de sus atribuciones, coadyuvará en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a los documentos de archivo que integran los expedientes de cada serie documental” (art. 9º).