Archivo Histórico: Es un repositorio de testimonios históricos de origen universitario y de cualquiera otra procedencia y tiene como tareas prioritarias la conservación, organización y descripción de sus fondos y colecciones, a fin de dar servicio a los investigadores y al público en general y difundir el contenido de los mismos.
Ingreso: Es el conjunto de acciones que por la vía de transferencia o donación, posibilitan la entrada de documentos al Archivo Histórico.
Transferencia: Mecanismo ordinario para el ingreso de fondos universitarios, series o fracciones de serie que tienen concluida su vigencia administrativa y sus plazos precaucionales, y que han adquirido un valor como testimonio y evidencia para la construcción de la identidad universitaria, la historia o la cultura en general y, que al ser portadores de un valor permanente ameritan ser conservados en el Archivo Histórico. El procedimiento se realiza a través de la firma del Acta administrativa correspondiente.
Conservación: Es el conjunto de técnicas y operaciones encaminadas a mantener la integridad de los bienes culturales y minimizar el efecto de las causas de su deterioro. Implica la ejecución de medidas tendientes a estabilizar los documentos y extender su tiempo de vida útil, por lo que su carácter debe ser prioritario y preferente frente a la restauración.
Identificación: Análisis de las características formales e informativas de los documentos que componen un fondo o una colección, así como del contexto histórico-administrativo en el cual fueron producidos o recopilados, con miras al establecimiento de las series documentales.
Organización: Es el proceso que evidencia o reconstruye la estructura orgánica de un fondo o archivo, mediante la asignación del lugar definitivo dentro del conjunto a cada uno de los documentos que lo componen, de manera que se represente la naturaleza del o los organismos que lo generaron.
En el caso de las colecciones resulta imposible aplicar los principios archivísticos fundamentales, por lo que la organización se restringe a la disposición de los documentos a partir de criterios lógicos de agrupación y orden.
La organización de cualquier fondo o colección deberá realizarse mediante dos actividades perfectamente diferenciadas: la clasificación y la ordenación.
La clasificación de todo fondo documental deberá sustentarse en un cuadro de clasificación y estar fundamentado en el principio de procedencia y orden original.
La ordenación se aplica a las series, a las unidades documentales —compuestas y simples— que las conforman.
Descripción: Es la enumeración de los principales elementos formales e informativos de los documentos que da a conocer sus rasgos determinantes y, de manera general, las características estructurales y funcionales de la institución que les dio origen, o bien las actividades o temas desarrollados por el personaje que los generó o reunió.
Entre sus actividades principales se encuentra la elaboración de instrumentos descriptivos teniendo como base los elementos generales establecidos en la Norma Internacional General de Descripción Archivística -ISAD (G).
Restauración: Conjunto de procesos y técnicas que tienen incidencia directa sobre los documentos y cuyo objetivo es rescatar y prolongar la vida de los bienes culturales. Comprende acciones correctivas que buscan detener el deterioro y restablecer sus características a la unidad documental.
Los principios teóricos y éticos de la restauración deberán regir toda intervención destinada a la conservación del patrimonio documental, es particularmente importante el respeto de los tres que a continuación se enuncian:
Reprografía: Conjunto de técnicas que permiten la obtención de copias de documentos bidimensionales como negativos y positivos fotográficos, obra gráfica, impresos, mecanuscritos y manuscritos, etc. En el AHUC se utiliza la digitalización.
Sus objetivos son:
Digitalización: Es la traducción de una imagen analógica a una de tipo binario en soportes magnéticos, manifestada en bits y pixeles.
Mediante la digitalización se producen imágenes tomadas de documentos o de una escena, y a través de un medio de captura (escáner o cámara digital) se realiza un registro de la información y se confecciona un mapa en forma de cuadrícula de puntos (pixeles) que constituyen la imagen digital. Cada pixel tiene un valor tonal (negro, blanco, tonos de gris o color), representado por un código binario (ceros y unos). Los dígitos binarios (“bits”) para cada pixel son almacenados en medios magnéticos en una secuencia que posteriormente la computadora lee e interpreta para reproducir una versión analógica para su visualización o impresión.
La digitalización se realiza en tres etapas:
A lo largo de estas etapas se debe asegurar que las imágenes mantengan las mismas características tonales, de contraste y brillo, por lo que es necesario realizar la calibración de los dispositivos de entrada, de visualización y de salida (escáneres y/o cámaras digitales y monitores), donde un aspecto relevante será verificar que todos los medios que se utilicen se encuentren trabajando en el mismo espacio de color.
Un aspecto básico es la calibración del monitor la cual puede ser objetiva, utilizando hardware de calibración o subjetiva mediante software para el mismo fin.