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Preguntas frecuentes

¿Qué es el SUA?	El Sistema Universitario de Archivos es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla la Universidad de Colima y sustenta la actividad archivística, de conformidad a los procesos de gestión documental.
¿Qué finalidad tiene el SUA?	Llevar a cabo las acciones y estrategias necesarias en materia de organización y conservación, administración y preservación homogénea de todos los documentos de archivo en posesión de la Universidad de Colima.
¿Qué es el CGCA?	El Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA) es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado.
¿Qué es el CADIDO?	El Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) es el registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición documental.
¿Qué es el PADA?	El Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) es el instrumento de planeación orientado a establecer la administración de los archivos de los sujetos obligados, en el que se definen las prioridades institucionales en materia de archivos.
¿Qué es las ficha técnica de valoración documental?	Es el instrumento que permite identificar, analizar y establecer el contexto y valoración de la serie documental.
¿A quién contactar si tengo dudas?	Puedes llamar directamente al enlace asignado a tu unidad organizacional; podrás encontrar la extensión correspondiente en el apartado de contacto.
¿Qué es el ciclo vital del documento?	Son las etapas por las que transitan los documentos de archivo desde su producción o recepción hasta su baja documental o transferencia a un archivo histórico.
¿Qué es el archivo de trámite y quiénes son las personas responsables?	Es en donde se lleva a cabo la administración de los documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de las unidades organizacionales universitarias; serán las personas titulares quienes estarán a cargo de estos.
¿Qué es el archivo de concentración?	Es en donde se lleva a cabo la administración de los documentos transferidos desde las áreas o unidades productoras; el uso y consulta de la documentación es esporádica y permanecen en esta fase hasta su disposición documental.
¿Qué es el Archivo Histórico y quién es la persona responsable?	El Archivo Histórico de la Universidad de Colima es responsable de recibir las transferencias secundarias así como de administrar, organizar, conservar, describir y difundir la memoria documental de la Universidad de Colima. La persona titular esta a cargo del cumplimiento de dichas responsabilidades.
¿Qué actividades se llevan a cabo en la unidad de correspondencia?	Todas las unidades organizacionales universitarias deben integrar un área de correspondencia, responsable de la recepción, registro, seguimiento y despacho de las comunicaciones internas y externas. Su objetivo es controlar el registro de la documentación de entrada y salida con la finalidad de vincular la producción de documentos con los procesos archivísticos.
¿Cuál es el Acuerdo que rige al SUA?	El Acuerdo No. 25 de 2023, por el cual se actualiza el Sistema Universitario de Archivos de la Universidad de Colima. Fue aprobado en sesión ordinaria del H. Consejo Universitario llevada a cabo el 27 de septiembre de 2023 y puede ser consultado en Gaceta Universitaria en el siguiente enlace: https://portal.ucol.mx/content/docrevista/documento_1335.pdf
¿Qué es el Grupo Interdisciplinario de Valoración y Conservación de Archivos Universitarios y quiénes lo integran?	Es el órgano colegiado que coadyuva en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación. Esta integrado por las personas mencionadas en el artículo noveno del Acuerdo No. 05 de 2022.
¿Qué es un documento de archivo?	Es aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de los sujetos obligados, con independencia de su soporte documental.
¿Qué es una transferencia primaria?	Es el traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite a uno de concentración.
¿Qué es una transferencia secundaria?	Es el traslado controlado y sistemático de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al Archivo Histórico.
¿Qué es una baja documental?	Es la eliminación de aquella documentación que haya prescrito su vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos de conservación que no posean valores históricos, de acuerdo con las disposiciones jurídicas aplicables.