Sistema Universitario de Archivos

La Universidad de Colima creó el Sistema Universitario de Archivos (SUA) mediante Acuerdo No. 8 de 2019, asumiendo su responsabilidad en materia documental, y con el fin de dar cumplimiento al Plan Institucional de Desarrollo 2018 - 2021, así como a las exigencias contempladas en la Ley General de Archivos y la Ley de Archivos del Estado de Colima.

El SUA es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla la Universidad de Colima y sustenta la actividad archivística de conformidad a los procesos de gestión documental.

Dicho Sistema tiene como finalidad llevar a cabo las acciones y estrategias necesarias en materia de organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de la Institución.

INTEGRACIÓN DEL SUA

Para el cumplimiento de sus fines, el SUA se integra por:

ATRIBUCIONES

El Área Coordinadora de Archivos estará a cargo del Secretario General de la Universidad de Colima, quien promoverá que las Áreas Operativas lleven a cabo las acciones de gestión y administración de archivos.

El Área de Archivo de Correspondencia estará a cargo del titular de la Secretaría de Oficialía de Partes, y será responsable de la recepción, registro, seguimiento y despacho de la documentación para la integración de los expedientes de los archivos de trámite, de manera conjunta con los planteles y dependencias universitarias.

El Área de Archivo de Trámite será responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de los planteles y dependencias. Esta Área estará a cargo de los titulares de los planteles y dependencias de la Universidad de Colima.

El Área de Archivo de Concentración estará a cargo del titular de las Delegaciones Manzanillo, Tecomán, Colima, Coquimatlán y Villa de Álvarez, y cada una será responsable, dentro de su jurisdicción, de la administración de documentos cuyo uso y consulta es esporádica y permanecerán en él hasta su destino final.

El Archivo Histórico será responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental de la Universidad de Colima. Su titular estará a cargo del cumplimiento de dichas responsabilidades.

COMITÉ DE VALORACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS

El Comité de Valoración y Conservación de Archivos Universitarios, en el ámbito de sus atribuciones, coadyuvará en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación; y se integrará de la siguiente manera:

INSTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVÍSTICA

Son instrumentos técnicos que propician la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital.

El 08 de febrero del 2020 la Universidad de Colima, por conducto del Comité de Valoración y Conservación de Archivos Universitarios, aprobó los instrumentos de control archivístico:

Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA)

Catálogo de Disposición Documental (CADIDO)

Éstos servirán de base para elaborar la guía de archivo documental. Lo anterior de conformidad con la Ley General de Archivos y la Ley de Archivos del Estado de Colima.

Al respecto, se ponen a su disposición los siguientes documentos:

Acta de aprobación de los instrumentos de control archivísticos

Cuadro General de Clasificación Archivística

Catálogo de Disposición Documental

Lineamiento para el uso del CGCA y del CADIDO


Ultima actualización:26/02/2020

Federación de identidades UCOL.