Gaceta Rectoria

La Gaceta Rectoría es el Órgano del Gobierno de la Universidad de Colima. Su función primordial es publicar los reglamentos y acuerdos expedidos por el Consejo Universitario; así como los acuerdos y órdenes del rector que sean de interés general de la comunidad universitaria; los acuerdos, circulares y órdenes de las dependencias que conforman la gestión institucional; los convenios celebrados por el gobierno de la Universidad de Colima; los acuerdos de interés general emitidos por los Consejos Técnicos de los planteles universitarios; los actos y resoluciones que la Ley Orgánica y normativa universitaria ordenen que se publiquen en la gaceta “Rectoría”; las comunicaciones recibidas de instituciones oficiales o privadas con las cuales se mantengan relaciones y que por la importancia de su contenido, se considere necesario enterar de ellas a la comunidad Universitaria; las formas y formatos oficiales requeridos en los trámites y servicios universitarios; los aranceles de los trámites y servicios universitarios autorizados por el gobierno universitario.

El artículo 25 del Reglamento Interior del H. Consejo Universitario, así como los artículos primero y segundo del acuerdo 35 de 2014, hacen hincapié en la necesidad de la difusión del marco normativo que rige nuestra institución, por lo que la Secretaría General es la dependencia responsable de cumplir con las disposiciones de la materia, que a su vez colaboran en la implementación de actividades para el cumplimiento del Plan Institucional de Desarrollo.

Gaceta Rectoría

Consejo Universitario


La Ley Orgánica de la Universidad de Colima y el Reglamento Interior del H. Consejo Universitario señalan que el Secretario General de nuestra institución es a su vez Secretario del Consejo Universitario, cuya principal función es la organización de las Sesiones, participando en la integración del orden del día, así como la elaboración de las citaciones para los Consejeros, así mismo y en cumplimiento a las disposiciones normativas, se hace el recuento de los votos de los Consejeros asistentes para saber la intención de su voto al momento de tomar decisiones, además de resumir las mociones hechas ante el Consejo y de fungir como relator y fedatario.

Si quieres saber más sobre el Consejo Universitario, da click aquí

Si deseas conocer el modelo de acta para la elección de los Consejeros Universitarios 2021, descarga aquí

 

Comités y Comisiones

Con base en el Reglamento de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, el Reglamento de Adquisiciones de Bienes y Contratación de Servicios y Arrendamientos, así como el Acuerdo de creación del Comité Técnico para la Planeación y la Evaluación, el Secretario General forma parte de los siguientes organismos colegiados:

Por acuerdo del Consejo Universitario y con fundamento en la Ley Orgánica de la Universidad de Colima, se aprobó la participación del Secretario General en las siguientes Comisiones del Consejo Universitario:
 


Si quieres saber más sobre las Comisiones del Consejo Universitario, te sugerimos seguir este vínculo [colocar un link dirigido al apartado de gobierno universitario]

Actividades conjuntas con el Rector

 Con fundamento en la Ley Orgánica de la Universidad de Colima, el Reglamento Interior del H. Consejo Universitario, el Reglamento Escolar, el Reglamento de Educación y el Reglamento de Estímulos para el Personal Académico, el Secretario General colaborará con el Rector para el desarrollo de las siguientes actividades:

Consejo Técnico

 

Una de las actividades que realiza la Secretaría General es velar por el cumplimiento de la normatividad universitaria, pero en específico se le ha encomendado que todos los bachilleratos, escuelas y facultades de la Universidad de Colima tengan vigente su Consejo Técnico, por lo que se auxilia en lo referente al levantamiento de actas y seguimiento en el cumplimiento de sus acuerdos.

Si quieres saber más sobre los Consejos Técnicos, da click aquí

 

Si deseas conocer el modelo de acta para la elección e instalación del Consejo Técnico 2022, descarga aquí

 

Para conocer el modelo de acta para el Informe del Presidente del Consejo Técnico de tu plantel, descarga aquí

 

Sistema Universitario de Archivos

La Universidad de Colima creó el Sistema Universitario de Archivos (SUA) mediante Acuerdo No. 08 de 2019, asumiendo su responsabilidad en materia documental, y con el fin de dar cumplimiento al Plan Institucional de Desarrollo, así como a las exigencias contempladas en la Ley General de Archivos y la Ley de Archivos del Estado de Colima.

El SUA es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla la Universidad de Colima y sustenta la actividad archivística, de conformidad a los procesos de gestión documental.

Dicho Sistema tiene como finalidad llevar a cabo las acciones y estrategias necesarias en materia de organización y conservación, administración y preservación homogénea de todos los documentos de archivo en posesión de la Universidad de Colima.

En sesión ordinaria del H. Consejo Univesitario llevada a cabo el 6 de abril de 2022 se aprueba la actualización del Sistema Universitario de Archivos a través del acuerdo No. 05 de 2022, mismo que abrogra al acuerdo anterior.  

INTEGRACIÓN DEL SISTEMA UNIVERSITARIO DE ARCHIVOS 

Para el cumplimiento de sus fines, el SUA se integra por:

ATRIBUCIONES

El Área Coordinadora de Archivos Universitarios estará a cargo de la persona titular de la Secretaría General de la Universidad de Colima, quien promoverá que las áreas operativas lleven a cabo las acciones de gestión documental y administración de archivos.

El Área de Correspondencia estará a cargo de la Oficialía de Partes, así como de las unidades organizacionales universitarias y será responsable de la recepción, registro, seguimiento y despacho de la documentación para la integración de los expedientes de los archivos de trámite.

El Archivo de Trámite será responsable de la administración de los documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de las unidades organizacionales universitarias y serán sus titulares quienes estarán a cargo de este archivo. 

El Archivo de Concentración estará a cargo de las personas titulares de las delegaciones Manzanillo, Tecomán, Colima, Coquimatlán y Villa de Álvarez, y cada una será responsable, dentro de su jurisdicción, de la administración de documentos transferidos desde las áreas productoras cuyo uso y consulta es esporádica y que permanecen en él hasta su destino final.

El Archivo Histórico de la Universidad de Colima será responsable de recibir las transferencias secundarias, administrar, organizar, conservar, describir y difundir la memoria documental de la Universidad de Colima. Su titular estará a cargo del cumplimiento de dichas responsabilidades.

GRUPO INTERDISCIPLINARIO DE VALORACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS 

El Grupo Interdisciplinario de Valoración y Conservación de Archivos Universitarios, en el ámbito de sus atribuciones, coadyuvará en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a los documentos de archivo que integran los expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con las unidades organizacionales universitarias productoras de la documentación en el proceso de elaboración de las fichas técnicas de valoración documental que dan sustento a los instrumentos de control archivístico. Se integrará de la siguiente manera:

INSTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVÍSTICA

Son instrumentos técnicos que propician la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital.

El 08 de febrero del 2020 la Universidad de Colima, por conducto del entonces Comité de Valoración y Conservación de Archivos Universitarios, aprobó los instrumentos de control archivístico:

Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA)

Catálogo de Disposición Documental (CADIDO)

Éstos servirán de base para elaborar la guía de archivo documental. Lo anterior de conformidad con la Ley General de Archivos y la Ley de Archivos del Estado de Colima.

Al respecto, se ponen a su disposición los siguientes documentos:

Acta de aprobación de los instrumentos de control archivísticos

Cuadro General de Clasificación Archivística

Catálogo de Disposición Documental

 

PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO (PADA) 2022

El presente PADA detalla los elementos de planeación y presenta sus actividades a través de un calendario, propiciando su seguimiento y el reporte de avances, con la finalidad de prevenir riesgos que puedan limitar el cumplimiento de los objetivos propuestos; asimismo, define la prioridad institucional en el presente año, con los recursos económicos, tecnológicos y operativos disponibles, acordes a la situación real y objetiva de la institución.

PADA, 2022. Publicado el 28 de enero de 2022. 

Certificación de copias de documentos y/o información institucional

El Secretario General de la Universidad de Colima, realiza la certificación de copias de documentos y/o información institucional que se encuentran en archivos de los planteles y dependencias de la propia Institución, debiendo presentar los originales para su cotejo.

Si deseas conocer la guía breve para solicitar la certificación de copias de documentos y/o información institucional, favor de descargar aquí.